Los procesos de onboarding son un quebradero de cabeza para muchos departamentos de RRHH. Obliga a destinar recursos, a veces escasos, para introducir en la compañía a las nuevas incorporaciones. Una vez creado el programa, alguien tiene que encargarse de conducir a los recién llegados por las profundidades de la organización. Es cierto que la tecnología, ha agilizado los procedimientos burocráticos, pero, ¿de verdad la mejor opción es que sea un chatbot el introductor de los nuevos talentos? ¿Qué imagen queremos dar de nuestra organización a los recién llegados? ¿Es posible aprovechar el primer contacto para generar una experiencia empleado que enganche al candidato seleccionado, al mismo tiempo que le prepara para formar parte de nuestro equipo?
La propuesta más innovadora es el rodaje de un onboarding virtual con formato de escape room que permite al nuevo empleado introducirse en el corazón de la organización, ya sea desde su casa o desde la sede de la empresa. Bueno, en realidad y para ceñirnos al objetivo, deberíamos denominarlo inside room.
El escape room es una fórmula de entretenimiento que en el mundo real funciona de la siguiente forma: una o varias personas se introducen en una sala. Para salir de ella, y en base a una historia de ficción que sirve de escenario, tienen un periodo de tiempo determinado para seguir las pistas, superar pruebas de ingenio y conseguir así salir de la sala.
Lo cierto es que esta fórmula es muy eficaz para servir de elemento de desarrollo de un proceso de onboarding en primer lugar porque las nuevas generaciones saben cómo funciona un escape room. Y por supuesto a todos, tengamos la edad que tengamos, nos gustan los retos.
Pero, ¿por qué invertir en desarrollar un proceso virtual con formato escape room? Hay tres razones esenciales:
- La primera impresión que tendrán los usuarios es que la empresa se preocupa por ellos y se ha tomado la molestia de organizar la información de una manera atractiva.
- Una propuesta elaborada, cuidada y enfocada al usuario, transmite la imagen de una empresa e la que apetece trabajar.
- Se consiguen los objetivos de formación e información porque se genera un sistema de aprendizaje activo. El usuario tiene que tomar decisiones e interactuar, lo que obliga a mantener la atención en las diferentes piezas para encontrar las pistas que le permitan avanzar.
Lo interesante de un proceso online de estas características es que permite incluir conocimientos formativos obligatorios, como por ejemplo los valores de la compañía, normas de PRL o protocolos de actuación. Se puede enviar al candidato unos días antes de la incorporación para que vaya tomando contacto con la organización y, además, puede linkarse a un proceso de seguimiento a largo plazo, para que los empleados no se sientan desatendidos durante los primeros meses.
¿Cómo se hace? El proceso de elaboración es muy sencillo. El equipo de producción diseña una gincana en la que el objetivo, por ejemplo, sea llegar al corazón de la empresa. Se informa al usuario del objetivo y el tiempo que tiene para conseguirlo. Normalmente, suele ser de dos horas máximo para garantizar la concentración. El diseño es un formato de gincana que va planteando pistas. En un momento dado, por ejemplo, el CEO de la empresa da la bienvenida y en su discurso, esconde la respuesta a una pregunta que el usuario debe responder para pasar al siguiente nivel. Un factor interesante es que son los propios compañeros los que participan en la producción del onboarding. Desde el CEO hasta RRHH e incluso, miembros destacados de la organización se presentan rotulados para que el nuevo empleado los identifique. En ocasiones, se puede contar con un presentador (actor) que hace de mentor.
La personalización de la bienvenida depende de la estructura de la empresa, y es habitual realizar diferentes itinerarios. Así, habrá un corpus central común (compliance, valores de la compañía, logística laboral, indicaciones para acceder a las instalaciones…) y luego ramificaciones en función de los departamentos en los que se incorpora el personal. De forma interactiva, el empleado va eligiendo los módulos por donde tiene que discurrir su onboarding.
Desde el punto de vista técnico, se rueda en las instalaciones. Para el rodaje se suele utilizar cámara subjetiva, -lo más parecido a una gopro-. Para los “cameos” se hace un casting voluntario entre los empleados y se selecciona a los que tengas más habilidad ante la cámara. Se convierten así en actores, que pasan por set de maquillaje y llegan al rodaje como estrellas de cine. Este proceso se convierte en una actividad que genera engagement y buen clima.
Ningún proceso sustituye a los mentores físicos al 100% pero el formato de scape room permite hacerlo de una manera atractiva, interactiva y muy eficaz cuando, tal y como ocurre ahora, las incorporaciones se hacen de forma virtual. En lugar de sentar al recién llegado en un “pupitre” se le invita a participar de forma interactiva en su propia inmersión en la que sin duda identificará como una empresa en la que merece la pena trabajar.
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